Politique de confidentialité

Définitions 

Dans cette Politique de confidentialité de VER-MAC, société opératrice du présent Site web (désignée par « VER-MAC ») :

Le Client désigne un client de VER-MAC qui est une entreprise ou une organisation et qui n'est pas un consommateur individuel. 

Le Fournisseur est une personne physique ou morale qui fournit à VER-MAC des biens ou des services contre rémunération.

Les Coordonnées d'affaires sont les renseignements qui concernent l’exercice d’une fonction au sein d’une entreprise, comme le nom d’une personne, son titre et sa fonction, ainsi que l’adresse, l’adresse de courrier électronique et le numéro de téléphone de son lieu de travail. Par « l’exercice d’une fonction », on veut dire que ces renseignements doivent avoir été recueillis, utilisés ou divulgués dans le but de communiquer avec la personne dans le cadre de son emploi, de son entreprise ou de sa profession. 

Le Candidat à l’emploi est l’individu qui accepte volontairement de transmettre ses coordonnées, son curriculum vitae, de même que toute autre information pertinente au traitement de sa candidature à un emploi chez VER-MAC. 

Le Consommateur désigne l’individu qui visite le Site web de VER-MAC. Le Candidat à l’emploi est également un Consommateur pour les fins de la Politique. 

Les Renseignements personnels réfèrent à des renseignements qui permettent d’identifier une personne, directement ou indirectement. Cela exclut les Coordonnées d’affaires, sauf dans les cas où les lois sur la protection des renseignements personnels considèrent celles-ci comme des Renseignements personnels. Les renseignements anonymisés au sens de la loi ne sont pas des Renseignements personnels. 

Les Services réfèrent à la fourniture de produits destinés à l’amélioration de la sécurité sur les chantiers, à l’implantation de chantiers intelligents ou de chantiers connectés. 

Le Site web réfère au Site web de VER-MAC : www.ver-mac.com 
 

Portée et application

Cette Politique s’applique aux Clients et aux Fournisseurs de VER-MAC. 

Elle contient également une section dédiée spécifiquement aux Consommateurs et une section pour les Candidats à l’emploi. Ces sections spécifiques sont complémentaires à la Politique applicable à nos Clients entreprise. 

Les employés, sous-traitants et mandataires de VER-MAC doivent respecter la Politique de confidentialité s’ils ont accès aux Renseignements personnels dans le cadre de leurs fonctions. 
 

Programme de protection des renseignements personnels

Dans le souci de protéger les Renseignements personnels, nous avons mis en place des politiques, pratiques et procédures en lien avec la gestion des Renseignements personnels que nous détenons ou dont nous avons la garde.  

Ces politiques et procédures internes encadrent la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation et la destruction des Renseignements personnels, ainsi que le traitement des plaintes, la sécurité de l’information et la gouvernance des données. Ces politiques et pratiques prévoient aussi le cadre d’opérationnalisation d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, de même que la prévention et la réponse aux potentiels incidents de confidentialité. Toutes ces politiques et pratiques ont été approuvées par notre Responsable de la protection des renseignements personnels.

 

Responsable de la protection des renseignements personnels

Les hauts dirigeants de VER-MAC ont délégué la gestion du programme de protection des Renseignements personnels au Responsable de la protection des renseignements personnels. Ses fonctions consistent à gérer et surveiller à l’interne le programme de gestion des Renseignements personnels de VER-MAC.  

C’est le Responsable de la protection des renseignements personnels qui approuve et met en œuvre les politiques et procédures de protection des Renseignements personnels, qui s’assure de leur bon fonctionnement et qui rend compte à la haute direction de VER-MAC de l'efficacité du programme.  

C’est également au Responsable de la protection des renseignements personnels de fournir l’accompagnement nécessaire en cas de question, plainte ou demande relative à la protection des Renseignements personnels. Pour plus d’informations, veuillez consulter la section « Nous Joindre » sur notre site Web.

 

Consentement

Puisque nos produits sont destinés à des Clients entreprise, nous n’avons pas de relation d’affaires directe avec le Consommateur. C’est pour cette raison que nous exigeons de nos Clients qu’ils s’assurent d’avoir obtenu tous les consentements obligatoires de la part des Consommateurs lorsque cela est nécessaire. Le Consommateur devrait notamment avoir été informé du fait que ses Renseignements personnels, pourraient être transférés à des fournisseurs de services tels que VER-MAC. 

Nous demandons aussi à nos Clients de fournir les avis obligatoires par la loi aux Consommateurs et de s’assurer que l’utilisation, la collecte ou la communication de Renseignements personnels entre VER-MAC et le Client soit autorisée. 

Il est toutefois possible que nous collections les Renseignements personnels de Consommateurs lors de leur visite de notre Site web, ou les Renseignements personnels de Candidats à l’emploi, s’ils utilisent notre Site web pour transmettre leur candidature. Dans de tels cas, VER-MAC s’assure d’obtenir tous les consentements nécessaires à l’utilisation et à la communication de Renseignements personnels. 

 

Collecte et utilisation

Lorsque nous développons et améliorons notre Site web, nous nous assurons de limiter les champs de collecte de Renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire pour le fonctionnement du Site web, par exemple dans nos formulaires de contact ou de demandes de service.  

Voici les fins pour lesquelles VER-MAC collecte et utilise les Coordonnées d’affaires par l’entremise de son Site web et lors de sa prestation de Services : 

• Pour établir et maintenir une relation commerciale avec nos Clients et fournisseurs;
• Pour développer, améliorer, promouvoir ou fournir des produits et services à nos Clients;
• Pour satisfaire aux exigences contractuelles, légales et réglementaires;
• Pour enquêter sur des incidents et les résoudre;
• Pour la fourniture de produits et services au nom des Clients (conformément aux contrats intervenus entre VER-MAC et le Client);
• Pour toute autre fin permise par la loi, notamment pour répondre à des demandes d’autorités policières ou de gouvernements. 

Comme mentionné précédemment et dans des cas très précis, VER-MAC pourrait collecter des Renseignements personnels à ses propres fins.  

Voici les fins pour lesquelles VER-MAC collecte et utilise les Renseignements personnels à ses propres fins : 

• Pour maintenir et améliorer la sécurité du Site web de VER-MAC;
• Pour vous contacter si vous utilisez nos formulaires disponibles en ligne;
• Pour gérer votre candidature, si vous vous nous transmettez votre candidature en ligne;
• Pour satisfaire aux exigences contractuelles, légales et réglementaires;
• Pour enquêter sur des incidents et les résoudre;
• Pour préparer des statistiques sur les visiteurs de nos Sites web; 
• Pour toute autre fin permise par la loi, notamment pour répondre à des demandes d’autorités policières ou de gouvernements. 

 

Communication et transfert de Renseignements personnels

Il se peut que VER-MAC doive parfois partager les Coordonnées d’affaires ou les Renseignements personnels avec ses sous-traitants ou mandataires (les « tiers ») pour fournir adéquatement nos Services ou pour nous aider à rendre disponibles toutes les fonctionnalités de notre Site web (maintenance, analyse, exigence légale, détection de fraude, marketing et développement). Ces tiers n’auront accès qu’aux Coordonnées d’affaires et aux Renseignements personnels qui sont nécessaires pour effectuer ces tâches en notre nom et ils sont tenus de ne pas les divulguer ou les utiliser à d'autres fins. 

À noter que ces sous-traitants ou mandataires peuvent être situés au Canada ou dans d'autres juridictions ou pays. Sachez que nous avons des ententes contractuelles avec ces derniers afin de nous assurer de la sécurité des données que nous leur confions et que nous procédons à des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer quelque Renseignement personnel que ce soit à l’extérieur de la province de Québec. Bien que les Coordonnées d’affaires et les Renseignements personnels que nous transmettons soient protégés par des mesures de sécurité appropriées, les Coordonnées d’affaires et les Renseignements personnels pourraient être mis à la disposition d'organismes gouvernementaux étrangers, en vertu des lois applicables. 

 

Conservation

VER-MAC a établi des délais de conservation des Renseignements personnels sous sa garde. VER-MAC ne conservera pas les Renseignements personnels plus longtemps qu'ils seront nécessaires ou pertinents aux fins identifiées, à moins que des exigences légales ou réglementaires ne le prévoient autrement. Une fois ces délais expirés, VER-MAC retournera ou détruira les Renseignements personnels conformément à ses politiques internes de gestion des Renseignements personnels. 

 

Mesures de sécurité

VER-MAC fait de la sécurité des Renseignements personnels qu’elle collecte, utilise et qu’elle détient, une priorité. Par conséquent, VER-MAC s'assure de mettre en place des mesures de sécurité appropriées à la sensibilité des données afin de protéger les Renseignements personnels contre des risques tels que la perte ou le vol, l'accès, la divulgation, la copie, l'utilisation, la modification ou la destruction non autorisés. 

Dans la mesure où cela est possible et applicable dans le cadre de nos Services, VER-MAC implante, maintient et surveille des mesures techniques et administratives pour aider à protéger la sécurité, l'intégrité, la disponibilité et la confidentialité des Renseignements personnels que nous collectons ou dont nous avons la garde, telles que :

• Restreindre et sécuriser l'accès aux applications, aux systèmes d'exploitation et aux plateformes par l'utilisation de contrôles d'accès, de noms d'utilisateur et de mots de passe uniques et d'une authentification à deux facteurs, garantissant ainsi l'accès uniquement aux employés et agents autorisés de VER-MAC;
• Protéger les données par des pare-feu de réseau et d'application Web, ainsi que par des systèmes de détection et de prévention des intrusions;
• Utiliser des technologies telles que la tokenisation, la dépersonnalisation, le cryptage standard des données au repos et en transit et d'autres mécanismes pour protéger les renseignements personnels, le cas échéant;
• Utiliser des logiciels de sécurité des points d'extrémité qui analysent les fichiers d'application et les systèmes de fichiers sensibles pour détecter les logiciels malveillants et prendre les mesures appropriées en conséquence;
• Surveiller les réseaux et les applications pour détecter les incidents de sécurité et tester régulièrement les plans de réponse aux incidents;
• Maintenir un plan de continuité des activités et un plan d'urgence applicables à nos opérations, révisés et mis à jour chaque année pour remédier à toute déficience importante;
• Tester régulièrement nos mesures de protection et notre programme de sécurité global.

 

Exactitude

VER-MAC compte sur le Candidat à l’emploi, le Consommateur, le Fournisseur et sur le Client pour assurer l'exactitude en continu des Renseignements personnels que VER-MAC collecte, utilise et conserve pour les fins mentionnées précédemment.

Gestion des incidents

Le programme de gestion des Renseignements personnels de VER-MAC comporte des pratiques et procédures de détection et de réponse aux incidents, conçues pour faciliter le signalement des incidents impliquant les Renseignements personnels. 

Conformément aux contrats intervenus avec le Client ou le Fournisseur, VER-MAC apportera une assistance raisonnable afin de l’appuyer dans l’enquête de l’incident et dans le respect de leurs obligations en matière d’incident, le cas échéant, par exemple en ce qui concerne les notifications aux personnes concernées (y compris les Utilisateurs finaux) et la déclaration de l'incident aux commissaires à la vie privée compétents ou à d’autres parties concernées. 

 

Accès à l’information et autres droits similaires

Puisque nous n’avons généralement pas de relation d’affaires directe avec le Consommateur, VER-MAC renverra les demandes d’accès à l’information, de correction de Renseignements personnels ou autres demandes de ce type des Consommateurs vers le Client, sauf si VER-MAC s’est engagé à le faire par contrat avec le Client, dans le cadre de sa prestation de Services.  

Selon les lois applicables, l’endroit où vous demeurez et la manière dont vous interagissez avec le Site web de VER-MAC, certains droits peuvent vous être octroyés concernant les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. 

Nos engagements envers le Consommateur

La présente section décrit les pratiques de gestion des Renseignements personnels de VER-MAC lorsque le Consommateur (« vous », « votre ») visite notre site web. 

Prenez note que la visite et l’utilisation de notre Site web sont aussi régies par nos Conditions d’utilisation. 

Transparence
Cette Politique de confidentialité tente de vous informer au mieux des pratiques de gestion des Renseignements personnels que nous collectons. Tous les Renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement par l’entremise de notre Site web en tant que Consommateur pourront être collectés, utilisés et conservés par VER-MAC pour les finalités énumérées ci-dessus. 

La transparence sur nos pratiques de gestion des Renseignements personnels fait partie intégrante de notre programme de gestion des Renseignements personnels. 

Notre Responsable de la protection des renseignements personnels est spécifiquement désigné pour vous aider à répondre à toute interrogation liée à la confidentialité.

Imputabilité
Nous prenons les responsabilités qui nous incombent en vertu des lois applicables. Nous avons mis en place des politiques et pratiques qui nous permettent de respecter nos obligations, notamment en matière de gestion des incidents de confidentialité et d’accès à l’information, lorsque cela est applicable. 

Limitation
Lors du développement et de la mise à jour de notre site web, nous gardons toujours en tête notre objectif de réduire au strict minimum la collecte et l’utilisation de vos Renseignements personnels pour le fonctionnement et la gestion de notre site. 

Au même titre, s’il nous est possible d’utiliser des renseignements dépersonnalisés ou anonymisés pour atteindre les finalités énumérées ci-dessus, nous favoriserons ces méthodes. 

Nous ne conservons vos Renseignements personnels que pour une période limitée par notre calendrier de conservation des Renseignements personnels. Nous détruirons vos Renseignements personnels, sous réserve de délais de conservation imposés par nos politiques internes et par la loi. 

Sécurité
Nous sommes conscients de notre rôle de gardien de vos Renseignements personnels et c’est pour cette raison que nous tentons d’implanter les meilleures mesures de sécurité raisonnables pour le maintien de la sécurité, de l’intégrité, de la disponibilité et de la confidentialité de notre Site.

Droits d’accès et de rectification
Vous pouvez en tout temps tout temps accéder à vos Renseignements personnels en contactant directement notre Responsable de la protection des renseignements personnels. Il vous est aussi possible de modifier ou rectifier ces Renseignements personnels, s’ils sont erronés, auprès de notre Responsable de la protection des renseignements personnels, lorsque cela est applicable. 
 

Section spécifique aux candidats à l’emploi 

Lorsque vous choisissez de nous transmettre votre candidature en ligne, vous nous autorisez à collecter et traiter vos : 

• Coordonnées personnelles, comme votre nom, prénom, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique;
• Informations d’identification, telles que votre date de naissance et votre sexe;
• Curriculum vitae et lettre de motivation, de même que tout autre document que vous nous fournissez, qu’il ait été exigé ou non, incluant votre photographie si elle est incluse à votre CV; 
• Informations sur votre droit de travailler dans un pays spécifique où Ver-mac est présent; 
• Renseignements sur vos emplois précédents, vos affiliations professionnelles, vos études, vos qualifications, votre expérience et vos références d’emploi;
• Renseignements sur un éventuel handicap qui seraient nécessaires pour prendre des mesures d’adaptation raisonnables dans le cadre du processus de recrutement;
• Antécédents criminels, seulement si la nature du poste sur lequel vous postulez l’exige. 

Ces renseignements personnels seront accessibles seulement aux personnes qui sont impliquées dans notre processus de recrutement, soit les membres de notre équipe des ressources humaines, les gestionnaires ou chef d’équipe concernés, les personnes qui participent aux entretiens, de même que certains employés du service informatique, si l’accès aux données est nécessaire dans le cadre de leur travail.  

Vos renseignements personnels d’emploi nous permettront : 

• D’évaluer votre profil et votre candidature;
• De vérifier vos antécédents et vos références d’emploi;
• D’assurer la sécurité de nos bâtiments;
• De communiquer avec vous concernant l’avancement de votre candidature;
• De préparer une offre d’emploi et de vous la présenter, si vous avez été sélectionné lors du processus; 
• De vous transmettre une rétroaction à la fin du processus de recrutement
• D’effectuer des statistiques à partir de vos renseignements personnels préalablement dénominalisés ou anonymisés afin d'améliorer nos pratiques de recrutement.

Avec votre consentement spécifique, certains renseignements que vous nous avez fournis lors d’un processus de recrutement antérieur pourraient être utilisés pour vous contacter dans le but de vous proposer de nouvelles opportunités d’emploi correspondant à votre profil. 

Stockage et communication des renseignements relatifs à l’emploi

Vos renseignements personnels seront stockés à différents emplacements, notamment dans nos dossiers de recrutement et dans d'autres systèmes informatiques, par exemple notre système de courrier électronique. 

Nous pourrions devoir transmettre ou donner accès à vos renseignements personnels relatifs à l’emploi à nos fournisseurs de service, à des sociétés liées à Ver-Mac ou à des autorités gouvernementales, situés au Québec ou hors du Québec. 

Ces fournisseurs et mandataires peuvent :

• Héberger notre page de recrutement sur notre Site web
• Publier nos offres d’emploi et trier les candidatures; 
• Gérer notre réseau de caméras de sécurité et l’accès à nos bâtiments, si votre entretien a lieu en personne, à nos bureaux; 
• Vérifier vos antécédents et vos références;
• Produire des analyses statistiques visant à améliorer notre processus de recrutement.

Délai de conservation des renseignements relatifs à l’emploi

Vos renseignements personnels seront conservés pour une durée maximale de trois (3) ans à compter de la fin du processus de recrutement. 

Accès et autres droits prévus par les lois

Selon les lois applicables, l’endroit où vous vous demeurez et la manière dont vous interagissez avec notre Site web, certains droits peuvent vous être octroyés concernant les Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet. 

Par exemple, vous pourriez avoir le droit : 

• D’obtenir accès aux Renseignements personnels que nous détenons à votre sujet ;
• De corriger les Renseignements personnels que nous détenons et qui sont inexacts, équivoques ou incomplets ;
• D’obtenir de l’information supplémentaire, par exemple sur les catégories de tiers à qui nous communiquons vos Renseignements personnels ;
• De requérir la portabilité de vos Renseignements personnels dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ;
• De retirer votre consentement à tout moment, si nous avons collecté et traité vos Renseignements personnels avec votre consentement. Le retrait de votre consentement n’affectera pas la légalité du traitement que nous avons effectué avant votre retrait, ni le traitement de vos informations personnelles effectué sur la base de motifs de traitement légitimes autres que le consentement.
• De porter plainte auprès d’une autorité de contrôle en protection des renseignements personnels, par exemple auprès d’un commissaire à la vie privée ou de la Commission d’accès à l’information

Porter plainte

Vous pouvez déposer une plainte auprès du Responsable de la protection des renseignements personnels de VER-MAC si vous n’êtes pas satisfait de notre gestion de vos Renseignements personnels ou du respect de cette Politique.  

Il vous est également permis par la loi de porter plainte auprès d’un commissaire à la vie privée ou de toute autre autorité de contrôle compétente en protection des renseignements personnels. 

Exercer vos droits

Vous pouvez exercer vos droits énumérés ci-dessus en effectuant une demande écrite à notre Responsable de la protection des Renseignements personnels. Ce dernier pourra vous aider dans vos démarches, si vous en avez besoin. 

Pour votre protection, Nous pourrions avoir besoin de vérifier votre identité avant de traiter votre demande. Selon les lois applicables, nous vous informerons de la procédure à suivre, du délai de traitement et des informations requises, le cas échéant. Nous tentons de donner suite aux demandes rapidement, habituellement dans un délai de 30 jours.

Dans le cadre des Services couverts par la présente Politique, VER-MAC ne prend pas de décisions fondées uniquement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets significatifs similaires. 

 

Témoins de connexion et autres technologies similaires

Un témoin de connexion (« Cookie ») est un petit fichier texte qui est stocké dans un emplacement dédié sur votre ordinateur, votre appareil mobile, votre tablette ou tout autre appareil lorsque vous utilisez votre navigateur pour visiter un service en ligne. Cette Politique inclut dans le terme « Cookie » d’autres technologies de suivi, dont notamment les balises web et les pixels de suivi. Ces technologies de suivi ne sont pas nécessairement stockées sur votre ordinateur ou appareil. Tous les Renseignements personnels que nous collectons à l’aide de Cookies ou en notre nom sont traités avec le même niveau de confidentialité que tous les autres Renseignements personnels que nous détenons.

1. Cookies essentiels

Ces Cookies sont nécessaires au fonctionnement du Site et fournissent des fonctions de base et peuvent inclure le maintien de votre session et la prévention des menaces à la sécurité. Nous ne pouvons désactiver ces Cookies dans nos systèmes sans affecter le fonctionnement du Site web. Toutefois, si vous le souhaitez, vous pouvez les bloquer ou les supprimer en modifiant les paramètres de votre navigateur et en forçant le blocage de tous les Cookies sur le Site web.

2. Cookies non essentiels

Les Cookies non essentiels fournissent certaines fonctionnalités non essentielles sur notre Site, à des fins fonctionnelles, analytiques ou publicitaires. Nous vous demanderons votre consentement avant d’utiliser ces Cookies.  

• Cookies fonctionnels : Nous utilisons ces Cookies pour faciliter les fonctionnalités non essentielles de notre Site web, comme l’intégration de contenus tels que des vidéos ou le partage de contenus du Site sur les médias sociaux.
• Cookies publicitaires : Notre Site affiche des publicités. Ces Cookies nous aident à suivre l’efficacité de nos campagnes publicitaires et à personnaliser nos publicités afin qu’elles soient significatives pour vous.
• Cookies analytiques : Ces Cookies stockent des informations telles que le nombre de visiteurs sur notre site ou la page qu’ils ont visitée. Ils nous aident à comprendre et à analyser les performances de notre Site web et nos améliorations potentielles.

3. Comment gérer les Cookies

Vous pouvez gérer et désactiver les Cookies par le biais des paramètres de Cookies de votre navigateur et des paramètres de publicité de votre appareil mobile. Toutefois, si vous refusez les Cookies, vous pourriez ne pas utiliser toutes les fonctionnalités du Site ou des Plateformes, et vous continuerez à recevoir de la publicité, mais celle-ci ne sera plus aussi adaptée à vos besoins.

 

Changements à cette politique de confidentialité

Nous révisons la Politique de temps à autre pour nous conformer aux lois applicables et respecter nos opérations. Si nous mettons à jour cette Politique de façon significative, nous vous avertirons en affichant un avis sur notre Site web. Dans toute autre circonstance, la publication d’une nouvelle version de la Politique sur notre Site web suffira en termes d’avis et de consentement aux modifications de la Politique.

 

Nous contacter

Notre Responsable de la protection des renseignement personnels est disponible pour répondre à toute question, demande ou plainte concernant les pratiques de gestion des Renseignements personnels de VER-MAC. Voici ses coordonnées : 

Responsable de la protection des renseignements personnels
VER-MAC
1781, rue Bresse
Québec (Québec)
G2G 2V2
PRP@ver-mac.com 

VER-MAC tient à vous mentionner que nous nous engageons à répondre promptement et de façon précise à toutes vos questions et inquiétudes concernant la confidentialité et la sécurité des Renseignements personnels, de même que par rapport à nos politiques et pratiques en matière de protection des Renseignements personnels.